POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FOTO ACKERMANN S.A.S.

Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la empresa FOTO ACKERMANN SAS, (en adelante, la ENTIDAD), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Responsable

La ENTIDAD es una sociedad comercial domiciliada en Cali, con NIT 805.000.155-3 en la Cámara de comercio del Valle del Cauca. Ubicada en la ciudad de Cali.

Dirección: Calle 13 # 68-24 local 105

Teléfonos: 3315424-3313825.

Definiciones

Titular: persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato Sensible: Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los concernientes a la salud, sexo, filiación política, entre otros.

Dato Semiprivado: aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no solo a su titular sino además, a cierto sector de personas o a la sociedad en general.

Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política de Colombia y aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación de manera gratuita u onerosa, a una persona diferente al titular del dato o distinta del responsable autorizado por el titular.

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.

Principios

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento de datos que adopta FOTO ACKERMANN S.A.S. se implementa a la luz de una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular previo a la recopilación de los datos personales o sensibles.
  • Principio de libertad o consentimiento informado: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: Los datos sujetos a Tratamiento d comprensibles, exactos y completos, conforme a lo entregado por el titular de la misma.
  • Principio de incorporación: cuando la recolección de información personal en bases de datos signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador de la base de datos deberá incorporarlos.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales y/o sensibles está sometida los límites específicos determinados por el objeto de cada base de datos, por la autorización del titular y el principio de finalidad.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de caducidad o temporalidad: la información desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad; así mismo, una vez desaparezcan las causas que justificaron el acopio y administración de la información del titular, su uso deberá cesar.
  • Principio de utilidad: la recolección, acopio, procesamiento e información de los datos personales debe cumplir una función determinada, acorde al ejercicio legítimo de la administración de los mismos.
  • Principio de necesidad: la información personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos.
  • Principio de Individualidad: las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.
  • Principio de Transparencia: se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  • Confidencialidad: FOTO ACKERMANN S.A.S. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal y/o sensible, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de los mismos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual o el vínculo comercial o de cualquier otra índole.
  • Protección especial de datos sensibles: los datos personales de carácter sensible, solo se recolectarán por FOTO ACKERMANN S.A.S. Cuando sean necesarios para el desarrollo de su objeto social.

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. En cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La ENTIDAD velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación o cualquier otra forma de vinculación con FOTO ACKERMANN S.A.S. accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados, usuarios, clientes, potenciales clientes o cualquier otro tercero relacionado con FOTO ACKERMANN S.A.S deberán adoptar los lineamentos dispuestos en esta Política, así como las adecuadas medidas de seguridad para garantizar la seguridad de los datos.

Finalidad

  • Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer sus servicios, seminarios, productos o cualquier otro, propio o de terceras personas.
  • Implementar programas de fidelización.
  • Realizar estudios de mercado.
  • Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  • Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  • Actividades de georeferenciación y estudios estadísticos.
  • Enviar información sobre actividades y/o consultorías desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como –sin ser limitantes- proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
  • Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios y productos de FOTO ACKERMANN S.A.S. o cualquier otro tercero vinculado de manera directa o indirecta con FOTO ACKERMANN S.A.S.
  • Ejecutar los contratos que la empresa ha suscrito.
  • Realizar seguimiento, acercamiento y/o creación de futuras relaciones comerciales.
  • Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento de la Compañía.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial o de cualquier otra índole entre FOTO ACKERMANN S.A.S. y el Titular.
  • Emitir certificaciones, diplomas o documentos similares o afines.
  • Emitir facturas, bonos, notas de crédito o cualquier otro documento equivalente, similar o afín.
  • Verificar la situación legal de los PROVEEDORES, CONTRATISTAS y RECURSO HUMANO.

PARÁGRAFO PRIMERO: La información suministrada por el Titular, será utilizada sin ser limitante para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados o archivados por FOTO ACKERMANN S.A.S. de acuerdo a sus posibilidades.

Derechos de Los Titulares

  • Derecho a obtener toda la información, actualizar, rectificar, modificar, consultar en cualquier momento frente a FOTO ACKERMANN S.A.S. sus propios datos personales en cualquier momento, que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que considere inducen a error.
  • Derecho a obtener la información respecto del tratamiento aplicado a sus datos personales, la finalidad el tratamiento, la ubicación de las bases de datos, las cesiones y usos en general dados a los mismos.
  • Derecho a cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando considere que sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  • Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a FOTO ACKERMANN S.A.S.
  • Derecho a revocar el consentimiento o la autorización que habilita el tratamiento de sus datos, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o ante la entidad que fuere competente, quejas y reclamos, previo al agotamiento del ejercicio de su derecho frente a FOTO ACKERMANN S.A.S.
  • Derecho de ser representado por cualquier persona con capacidad absoluta para ello, lo cual deberá ser acreditado de manera escrita.

Deberes de Responsables de las Bases de datos

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los datos otorgados por el TITULAR. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el TITULAR se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Llevar un registro de aquellos datos que han sido modificados y las respectivas modificaciones, las cesiones de datos y transmisión de los mismos.
  • Abstenerse de usar aquellos datos que estén siendo controvertidos por el TITULAR o su representante o que la entidad judicial o administrativa competente hubiere ordenado no usar.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas designadas para ello.
  • Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
  • Realizar un historial donde consten los datos inactivos, al cual de igual manera deberá ser custodiado.
  • Llevar un registro organizado de las solicitudes realizadas por los TITULARES o sus representantes y las respuestas ofrecidas a los mismos.

Persona o área responsable de bases de datos

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad:

Foto Ackermann SAS

Calle 13 No. 68-24 Centro Comercial El Limonar, Cali, Colombia.

Correo electrónico:

ackermann.hansy@gmail.com

Teléfono: 3313825 / 3315424

Procedimientos para Consultas

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar sobre sus datos en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos de Reclamos: La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados deberá contener mínimamente lo siguiente:

  • Nombre e identificación del titular del dato personal y de sus representantes de ser el caso, soportado a través de los documentos indicados en el literal a del presente.
  • Petición concreta y precisa, en la cual se especifique el motivo y contenido de la misma, esto es, si lo que se pretende es una consulta, actualización de información, rectificación o solicitud de supresión de los datos personales; así como los razonamientos o justificaciones de la petición.
  • Dirección física y/o electrónica en la cual autoriza las notificaciones respectivas.
  • Documentos que soportan la solicitud.
  • Una vez recibida la solicitud por parte de FOTO ACKERMANN S.A.S. y se constante que la misma configura un reclamo, se dispondrá sobre ella o en la misma la leyenda “reclamo en trámite”, lo cual se mantendrá hasta que sea decidido.
  • En caso que falte alguno de los requisitos antes mencionados en el literal c o cualquier otra información necesaria para responder la solicitud, FOTO ACKERMANN S.A.S. lo comunicará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de su solicitud, con el fin que sean subsanados por el TITULAR o su representante.
  • Si pasado el término de dos (02) meses desde la fecha del requerimiento realizado por FOTO ACKERMANN S.A.S., el TITULAR o su representante no suministra la información requerida o subsana los requerimientos, se entenderá que desistió de la solicitud inicial.
  • FOTO ACKERMANN S.A.S contará con el término de diez (10) días hábiles para dar respuesta a la solicitud realizada por el TITULAR o sus representantes, si la misma es una consulta, o con quince (15) días hábiles si fuere un reclamo. Términos que se contarán desde el requerimiento realizado por FOTO ACKERMANN S.A.S. para que el TITULAR o su representante subsane los requisitos o suministre la información requerida por FOTO ACKERMANN S.A.S.

Siempre que los términos antes indicados no pudieran ser cumplidos, esta situación se informará al solicitante antes del vencimiento del término.

PARÁGRAFO PRIMERO: FOTO ACKERMANN S.A.S. informa a los TITULARES de la información, que no procederá la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, cuando el TITULAR tenga vigente un deber contractual o extracontractual con FOTO ACKERMANN S.A.S. y cuando exista algún requerimiento judicial o administrativa frente al dato personal del TITULAR.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Es pertinente aclarar que los titulares de la información, sus representantes o causahabientes sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya elevado el trámite de consulta o reclamo indicado en estas políticas ante FOTO ACKERMANN S.A.S. y cuya respuesta no haya sido satisfactoria.

Periodo de vigencia de las bases de datos

Las bases de datos enunciadas en el presente documento tendrán una duración de veinte (20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo. Salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos por un término posterior.